BAŞARILI BİR SAP PROJESİ GERÇEKLEŞTİRMENİN PÜF NOKTALARI

En üst düzey yöneticilerden uygulama danışmanlarına değin herkes, anlatacağı bir başarı hikayesi olsun ister. Ancak başarı kavramını acaba nasıl tanımlamalı? Örneğin biz şöyle demekteyiz: Geliştirdiğimiz sistemi öngörülen süre ve masrafları aşmadan başarı ile üretime soktuk.

Fakat yine de şu sorularla karşılaşabiliriz:

Uygulamanın başta saptanmış olan hedeflerinin gerçekten hepsi eksiksiz olarak yaşama geçirildi mi yoksa istenen zamanda start almak için bazı prosesler olayın dışında mı bırakıldılar?

Hangi uygulama veya prosesler üretime sokuldu? Müşteriye kurulan sistem (muhasebe ve lojistik gereksinimlerini açısından) problemsiz olarak işliyor mu? Sistemin performansı, yani çalışma hızı nasıl?

Sistem kullanıcıları iyi bilgilendirilmişler mi, ve işlerini olması gerektiği gibi yapıyorlar mı? Günlük işlerinin icrasında hala danışmanlık desteğine ihtiyaç gösteriyorlar mı?

İşte ancak, geriye baktığınızda bütün bu sorulara da positif cevaplar verebiliyorsanız, yapmış olduğunuz uygulama mutlak bir başarı olarak addedilebilir.

Durum şartlarına bağlı olmak üzere, bir SAP projesinin başarısını belirleyen bir dizi faktör vardır:

İLETİŞİM

Proje katılımcıları arasında oluşturulacak çok iyi bir iletişim, projenin başarılı olmasının neredeyse garantisidir. Günümüzde iletişimi kurmak ve devam ettirmek için gereken teknolojilere sahip olduğumuz halde bunlar çoğu defalar doğru kullanılmamaktadırlar. Örneğin ortaya çıkan problemlerin çözümü için projenin çeşitli katılanları arasında gereken haberleşmeyi sağlamak için e-mail'den yararlanılmaktadır. Ancak bu haberleşme zinciri sıkça, alıcılardan birinin, cevabını gereken bütün taraflara ulaştırmaması ile kesintiye uğrayabilmektedir. SAP, modül ve aplikasyonları birbirleri ile yakın bir enformasyon ve veri alışverişinde olan, entegre bir yazılım paketi olduğundan, paketi kullananlar için entegrasyon en yüksek önemi arzetmektedir. Bunun için gereken iletişimi doğru sağlayabilmek için de, proje katılanlarının çalışma yerlerinin birbirlerinin yakınında olması gerekmektedir.

Bizler sık sık, daha proje anlaşması aşamasından başlayarak, sözünü ettiğimiz bu iletişimin doğru işlemediği pekçok durumla karşılaşmaktayız. Bu durumlar ne yazık ki 'yazılım programları tamamlandığında müşterinin beklentilerine uygun olarak çalışmamakta olduğu ve buna yönelik yapılması gereken her değişiklik için baştan hesaba katılmadığından ekstra para istendiği' gibi danışmanlık işlevinin bitmeyen hikayelerini tekrarlamaktadırlar. Bu durumlar, hatta taktikler gerek müşterilere gerekse de danışmanlık piyasasında aktif olan şirketlere zarar vermektedir.

ŞİRKET ÜST DÜZEY YÖNETİMİNİN PROJEYE VERDİĞİ DESTEK

Şirket üst düzey yönetiminin tam desteği olmaksızın hiçbirşeye ne karar verilebilir ne de birşey değiştirilebilir. Yalnız bu desteğin projenin tüm süresince devam etmesı gerekmektedir. Eğer yönetim, projenin önemini bütün katılanlara gerek sözlü olarak gerekse aktivitelerinin şekli ile doğru ve kalıcı olarak ifade edemezse, proje başarısız olmaya mahkumdur. Yönetim, projenin planlama ve idaresindeki üst düzey kararların yanısıra gündelik işlemlere de eğilerek destek vermelidir. Bu bağlamda proje katılanları ile iletişim kurmalı ve bunların aktivitelerine samimi ilgi göstermelidir. Bu sayede katılanların motivasyonları yüksek tutulup, projeyi daha iyi sahiplenmeleri sağlanabilmektedir. Üst düzey yönetim proje işlevi ile ne kadar yakından ilgili ve olaylar hakkında ne kadar detaylı bilgi sahibi olursa, ortaya çıkacak problemler o derece kolay çözülebilmekte, anlaşmazlıklar hızla ortadan kaldırılabilmektedir.

PROJE PLANLAMASI VE METODİK İYİ YOL GÖSTERİCİDİRLER VE 'TOOL' LAR BÜYÜK KOLAYLIK SAĞLARLAR ANCAK BUNLARIN TÜMÜ HERŞEYİN ÇÖZÜMÜ DEĞİLDİRLER

İyi bir plan yapınız. Gerçekçi bir plan yapınız. Pek çok proje gerçekçi bir plana sahip değildir. Hatta bazı kişiler, hala pek çok işin hiç bir plan yapmadan acele ile bitirilebileceğine inanmaktadırlar. Ne ayrılan kontenjan-zamanları ne de tampon-zamanlar hesaba katılmaktadırlar.

ASAP, SAP projelerinin gerçekleştirilmesinde en sık kullanılan metodlardan biridir. Danışmanların ASAP konusunda deneyimleri olmalıdır. Bu metodik izlenerek prosesler gerçekten hızlandırılabilmektedir; ancak ASAP, SAP uygulamaları konusunda çok büyük sayıda tool, şablon ve talimatları içermektedir. Her durumda ASAP metodiğinin 100% ünü kullanma gereği olmadığından mantığınızı kullanıp doğru kısımlarını belirleyerek sadece bunları yapmakta olduğunuz projeye uygulayınız.

UYGUN HEDEFLERE ODAKLANMAK

Hangi SAP modüllerini kullanmak istiyorsunuz? Proje katılanları çokça bu konuda abartılı bir yaklaşımla SAP'ın sunduğu proseslerin 100% ünü uygulamaya katmaya çalışırlar.
Ancak bu mümkün değildir. SAP, işlevin gerekleri ve proseslerin ihtiyaçları ile uyum içinde kullanılmalı, proje sınırları buna göre çizilmelidir.

İNSANLARI TEŞVİK VE TAKDİR ETMEK, MÜKAFATLANDIRMAK

Bunlar fazla sık duyulan sözler gibi de olsalar gereklidirler. Bunları, politik olarak doğru bulduğunuz için değil samimiyetle istediğiniz için uygulayınız. İnsanlar takdir edildiklerinde daha çok ve daha verimli çalışmaktadırlar. Basit bir 'teşekkür ederim' uzun süre etkili olmaktadır...

DEĞİŞİM YÖNETİMİ

En önemli etkenlerden biri de organizasyonun değişim olgusunu yönetebilme yeteneğidir. Bu olgu aynı zamanda bu konudaki aktivitelerin en riskli yönlerinden biridir. İnsanları, değişimin gerekli olduğuna inandırın. İnsanların bu konudaki önerilerini hesaba katarak işinizi kolaylaştırabilirsiniz. İnsan yapısı aslında değişmeye karşıdır.

Bu nedenle değişim yönetiminin ciddiye alınmaması yanlış ayakla yola çıkmaya benzer.

POLiTiKA

Her proje bir dereceye kadar politika içerir. Politikaların ve 'altyapı' daki hareketliliklerin, projenin uygulamasını tehlikeye atmasını önleyiniz. Bunların proje hedeflerini saptırmamasına özen gösteriniz.

DOĞRU ELEMANLARI BULMAK

Projeye iştirak edecek danışmanların bulunması evresine müşteri yönetiminin de aktif katılımı elzemdir. Danışmanlık firmasının isminin tanınmış olması yeterli olmamalıdır. Danışmanların konularının uzmanı olmalarına önem veriniz. Piyasa koşullarının altında bir ücretle çalışmaya hazır danışmanlar, son tahlilde daha pahalıya malolmaktadırlar. Yaşamda, insan (kalite açısından) ödediğinin karşılığını almaktadır ve bu gerçek söz konusu bu işlerde özellikle geçerlidir.

Bazı danışmanlık firmaları başarılı bir proje gerçekleştirdiklerini dile getirmelerine rağmen, müşterilerini sonradan gerek işlem akışı gerekse masraflar konusunda desteksiz bırakabilmektedirler.

Günümüz SAP pazarında köklü ve uzun süreçli tecrübe ve ekspertize sahip sayılı firmalardan biriyiz. En başta başarılı projeleri yaşama geçirme hedefi güderek, kendimize, dürüstlüği, etiği, iyi (açık) iletişimi ve gerçekçi hedefleri ilke edindik.