I SEGRETI PER AVERE UNA IMPLEMENTAZIONE SAP DI SUCCESSO

Ognuno vorrebbe avere una storia di successo da raccontare, dal Top management ai consulenti d'implementazione. Successo è però una parola relativa.

Ci sentiamo dire: con successo siamo andati in produzione nei tempi prestabiliti e nel budget previsto.

Ci si dovrebbe chiedere:

L'obiettivo di implementazione iniziale è stato rispettato, oppure alcuni processi di business sono stati temporaneamente esclusi per raggiungere l'obiettivo di partenza?

Quali applicazioni/processi o elementi sono passati in produzione? Riuscite a gestire i clienti senza problemi (da un punto di vista contabile e logistico)? il sistema è performante?

Gli utenti sono ben formati ed eseguono bene il loro lavoro? Avete ancora bisogno di consulenza per gestire il business quotidiano?

Soltanto quando avrete risposto a queste domande in forma retrospettiva, potrete considerare la vostra una implementazione di successo in senso assoluto.

Esistono una serie di fattori che, in ogni situazione, determinano il successo di un progetto SAP:

COMUNICAZIONE

Un'ottima comunicazione tra i componenti del team di lavoro garantisce di per sé il successo del progetto. Esistono tecnologie per mantenere e gestire la comunicazione, come e-mail e cellulari, ma molto spesso sono usate non al meglio. L' e-mail, ad esempio, è il mezzo utilizzato quando vi è un problema da risolvere che deve essere comunicato a diversi soggetti coinvolti nel progetto. Molto spesso, però, questo processo comunicativo si interrompe, perché qualcuno dei destinatari della mail originaria risponde senza mettere in copia tutti gli altri destinatari.

SAP è un sistema integrato, con moduli ed applicazioni che si scambiano informazioni e dati, e l'integrazione è di importanza capitale per quelli che devono implementarlo. Per ottenere questo tipo di comunicazione i componenti del progetto devono avere postazioni di lavoro vicine.
Noi siamo testimoni di casi in cui la comunicazione è poco chiara già a livello contrattuale, che danno luogo alle "never ending story" di consulenza, con frasi quali: "quando il pgm è completo, ma non funzionante secondo i requisiti del cliente, ed ogni modifica ad esso sarà considerata come OUT of SCOPE e di conseguenza pagata in più". Queste tattiche sono deleterie per il Cliente e per tutte le aziende che operano nella Consulenza.

SUPPORTO PIENO DEL MANAGEMENT AZIENDALE

Niente si muove, niente si decide, fintanto che il Management non dà il suo supporto. Ci deve essere un "commitment" pieno di supporto al progetto. Se il management non comunica con parole e fatti l'importanza del progetto, così come dei membri del team, degli utenti e di tutti i soggetti coinvolti, il progetto stesso è destinato al fallimento. Il management dà supporto nella pianificazione e gestione del progetto. E' presente non solo nelle decisioni di alto livello ma anche nelle questioni quotidiane. Contatta i membri del team e mostra interesse nel loro lavoro. Questo motiva i membri e mantiene il commitment alto. Quando il management è coinvolto, i problemi si risolvono più facilmente, i conflitti si dirimono più velocemente, perché il management conosce i dettagli di cosa sta accadendo.

LA PIANIFICAZIONE DI PROGETTO E METODOLOGIE SONO GUIDE E TOOLS DI GRANDE AIUTO, MA NON SONO IL VANGELO

Fate un buon piano. Fate un piano realistico. Molti progetti non hanno un piano realistico. Alcuni pensano che qualsiasi cosa può essere fatta in fretta. Non si considerano tempi "contingency", tempi che possono essere utilizzati come buffer sul progetto.

ASAP è una delle metodologie più utilizzate per le implementazioni SAP. I consulenti dovrebbero essere esperti ASAP. Seguendo questa metodologia si possono realisticamente accelerare i processi; ma ASAP contiene una quantità indescrivibile di Tools, templates, ed istruzioni su come implementare SAP. Usate il buon senso, non c'è motivo di usare al 100% la metodologia di ASAP. Usate solo le parti che vi interessano.

CREARE UN OBIETTIVO ADEGUATO

Quali moduli di SAP intendete implementare? Molto spesso i membri del team si esaltano e vogliono implementare il 100% dei processi che SAP offre.
Non è possibile.
SAP deve essere implementato secondo i requisiti di business e di processo richiesti.

MOTIVARE, APPREZZARE E PREMIARE LE PERSONE

Sembra una frase inflazionata, ma deve essere fatto. Non fatelo perché lo ritenete corretto politicamente. Fatelo perché lo pensate veramente. Le persone lavorano il doppio e duramente quando sono apprezzate. Un "grazie" dura molto ...

GESTIONE DEL CAMBIAMENTO

Uno dei più importanti fattori risiede nella capacità dell'organizzazione a gestire il cambiamento. E' una delle parti più rischiose di questo business. Far capire il cambiamento alle persone è essenziale. Applicare i suggerimenti precedenti aiuta a gestire il cambiamento.

La natura umana è contraria al cambiamento. Per questo non gestire il cambiamento vuol dire partire con il piede sbagliato.

POLITICA

Ogni progetto ha il suo grado di politica. Assicuratevi che politica e mosse "underground" non facciano deragliare l'implementazione dei processi. Non consentite di forviare lo scopo del progetto.

RICERCA DI RISORSE ECCELLENTI

Il cliente, ed il suo management, dovrebbero essere coinvolti nel processo di ricerca dei consulenti. Non fidatevi semplicemente del Brand della società di consulenza. Assicuratevi che i consulenti conoscano il loro lavoro. I consulenti disponibili a lavorare a tariffe più basse, sono solitamente quelli formati per ultimi.

Nella vita si ottiene quello che si ha pagato (in termini di qualità), e ciò è valido anche in questi casi. Alcune aziende di Consulenza dichiarano di avere avuto successo in un progetto e lasciano il cliente da solo a sopportarne le conseguenze, sia in termini di costi che di business.

Noi siamo una delle poche aziende con reale e lunga esperienza, nelle implementazioni SAP e nel mercato SAP di oggi. Siamo governati da onestà, etica, buona (e chiara) comunicazione, ed obiettivi realistici, per concreti progetti di successo.